மின்னஞ்சல் அனுப்பும் போது கவனிக்க வேண்டியவை

இன்று அனைத்து தகவல் பரிமாற்றத்திலும் இமெயில் எனப்படும் மின்னஞ்சல் இடம் கொண்டுள்ளது. ஒவ்வொரு நாளும் பல முறை, நாம் பல்வேறு வகையான தகவல் பரிமாற்றத்திற்கு இதனைப் பயன்படுத்துகிறோம். ஆனால், இதனை அமைப்பதிலும், அனுப்புவதிலும் பல தவறுகளை பலமுறை செய்கிறோம். எங்காவது சில வேளைகளில் தடுமாறி விடுகிறோம். நான் எவ்வகையான தவறுகளைச் செய்கிறோம்
என்று எண்ணிப் பார்க்கலாமா!


1. முகவரிகளை அதன் அட்ரஸ் புக்கிலிருந்து கிளிக் செய்கையில், அனுப்ப வேண்டியவரின் முகவரிக்குப் பதிலாக, வரிசையில் அடுத்தபடியாக இருப்பவரின் முகவரியைக் கிளிக் செய்து, சரியான நபரின் முகவரியைக் கிளிக் செய்துள்ளோமா என்று பார்க்காமலேயே அனுப்பி விடுகிறோம்.

2. அஞ்சல் செய்தியை அமைக்கையில் இடையே எழுந்து செல்ல வேண்டி வரும். பின்னர், எழுதி முடித்துவிட்டோம் என்று எண்ணி, அனுப்பிவிடுவோம். 

3. பலர் எழுதியுள்ள அஞ்சல்களின் இடையே, நம் பதிலை ஒரு வருக்கு மட்டும் அனுப்ப எண்ணி, கடிதத்தினை எழுதி, பின்னர், அதனை அனைவருக்கும் அனுப்பி கெட்ட பெயர் வாங்கிக் கொள்வோம்.

4. அஞ்சலுடன் இணைத்து அனுப்ப வேண்டிய பைல்களை இணைக்காமலேயே, அல்லது இணைக்கப்படுகையில் இடையிலேயே Send பட்டனை அழுத்தி, அரைகுறையாக அனுப்பிவிடுவோம்.

5. ஒருவரின் அஞ்சலுக்குப் பதில் அனுப்புகையில், அவரின் மாற்றப்பட்ட அஞ்சல் முகவரிக்குப் பதிலாகப் பழைய அஞ்சல் முகவரிக்கு அனுப்பி விடுவோம். அவர் தனக்கு வரவில்லை என்று அடுத்து அஞ்சல் அனுப்பிய பின்னரும், சரியாகச் சோதனை செய்து பார்க்காமல், ""நான் அனுப்பினேன்'' என அடித்துச் சொல்வோம்.

6. பல வேளைகளில் அஞ்சல் முகவரிகளைத் தொலைபேசி வழியாகப் பெறுவோம். அப்போது தவறாகக் குறித்துக் கொண்டு, அஞ்சல் அனுப்புவோம்.

 அது திரும்பி வருகையில், முகவரியைச் சொன்னவரைக் குறை சொல்வோம்.

7. மிகவும் பெரிய பைலை இணைத்து அனுப்பி, அதனைப் பெறுபவரின் பொறுமையைச் சோதிப்போம். 

8. சப்ஜெக்ட் கட்டத்தில், அஞ்சலின் பொருளை எழுதாமல், என்னைக் கண்டுபிடி என்கிற மாதிரி வாசகம் எழுதுவோம்.

9. பல வேளைகளில் நமக்குக் கிடைத்த இணைய லிங்க்குகளை மற்றவருக்கு அனுப்பி, இதை எல்லாம் கிளிக் செய்து, இணைய தளங்களைப் பார் என்று செய்தியும் அனுப்புவோம். அதனை காப்பி செய்து பேஸ்ட் செய்கையில், டைப் செய்து அனுப்புகையில், ஏதேனும் தவறு இருக்கிறதா எனச் சோதிப்பதில்லை. இறுதியில் அஞ்சல் மூலம் அவற்றைப் பெற்றவருக்குச் சோதனையாக இவை அமையும்.

இது போன்ற பல தவறுகளை அடுக்கிக் கொண்டே செல்லலாம். இவற்றில் பல பெரிய தவறுகளை எப்படி முன்னெச் சரிக்கையாக தடுக்கலாம் என்று இங்கு காணலாம்.

1. எப்போதும் அஞ்சலைப் பெறுபவர் அல்லது பெறுபவர்களின் முகவரிகளை, அஞ்சல் செய்தியை டைப் செய்து அடித்து முடித்த பின்னர், இணைப்புகளை இணைத்த பின்னர், இறுதியாக அமைக் கவும். இது நாம் அஞ்சலை முழுமையாக முடித்துவிட்டோம் என்பதனை உறுதி செய்கிறது. அவசரப்பட்டு அனுப்புவதனைத் தடுக்கிறது. முகவரி இல்லாமலேயே அனுப்ப முயற்சித்தால், இமெயில் புரோகிராம் நம்மை எச்சரிக்கும். அப்படியே அனுப்பிவிட்டாலும், அது யாருக்கும் போய்ச் சேராது. இதே போல அஞ்சலுக்குப் பதில் அஞ்சல் அனுப்புகையில், ரிப்ளை பட்டன் அழுத்தியவுடன், இமெயில் புரோகிராம் அஞ்சலை அனுப்பியவரின் முகவரியை அமைத்துக் கொள்ளும் அல்லவா! உடனே அதனை காப்பி செய்து, கட் செய்து, அஞ்சல் செய்தியின் முதல் வரியாக வைத்துக் கொள்ளவும். அஞ்சலை டைப் செய்து முடித்தவுடன், முதல் வரியில் உள்ள முகவரியை மீண்டும் கட் செய்து, பெறுபவரின் முகவரிக்கான கட்டத்தில் பேஸ்ட் செய்திடவும்.

2. பைல் ஒன்றை இணைக்க விரும்பினால், அஞ்சல் செய்தியினை எழுதும் முன் இணைக்கவும். இது அந்த பைலை இணைக்க முடியுமா என்பதை உங்களுக்குத் தெரிவிக்கும். இணைக்க மறப்பதைத் தடுக்கும். 

3. உங்களிடமிருந்து பதில் அஞ்சல் வரவில்லை என்று பதில் கடிதம் அனுப்புபவருக்கு, நீங்கள் பயன்படுத்திய அவரின் முகவரியை செய்தியாக அவருக்கு அனுப்பவும். அவர் வேறு முகவரிகள் பயன்படுத்துகிறாரா என்பதனைக் கவனிக்கவும்.

4. ஒருவருக்கு பதில் அஞ்சல் அனுப்புகையில், அவர் எந்த முகவரியைப் பயன்படுத்தி அஞ்சல் அனுப்பினாரோ, அதனையே பயன்படுத்தவும். வேறு பழைய முகவரிக்கு அனுப்பினால், அவரின் ஸ்பேம் பில்டர் போன்ற வசதிகள், அதனைத் தடை செய்திட வாய்ப்பு உண்டு.

5. நீங்கள் புதிய மின்னஞ்சல் முகவரி ஒன்றினைப் பயன்படுத்துகையில், அதனைப் பெறுபவருக்கு உறுதியாகத் தெரிவிக்கவும். 

6. புதிய முகவரி ஒன்றை ஒருவரிடம் இருந்து அறியும் போதும், பேச்சு வாயிலாக ஒருவரின் மின்னஞ்சல் முகவரியைப் பெறும் போதும், அதற்கு சோதனை மடல் ஒன்று அனுப்பி, அதனை உறுதி செய்து கொள்ளவும்.

7. நீங்களாக முகவரியினை டைப் செய்திடுவதைத் தவிர்க்கவும். அனுப்பு பவரிடமிருந்து அஞ்சல் வந்திருந்தால், அல்லது அட்ரஸ் புக்கில் அவர் முகவரி இருப்பின், அப்படியே காப்பி செய்து பேஸ்ட் செய்திடவும். கிளிக் செய்து அமைக்கும் வசதி இருப்பின் அதனைப் பயன்படுத்தவும்.

8. முகவரிகளை அமைக்கையில் தானாக அதனை அமைக்கும் வசதி கொண்ட இமெயில் புரோகிராம்களிடம் ஜாக்கிரதையாக இருக்க வேண்டும். சிலரின் இமெயில் முகவரிகளின் முதல் ஐந்தெழுத்துக்கள் வரையில் ஒரே மாதிரியாக இருக்க சந்தர்ப்பம் உண்டு. Anandan, Ananya, Anandu, Ananthi ... என்ற பெயர்கள் உள்ள முகவரியை டைப் செய்கையில், உங்கள் இமெயில் புரோகிராம் எதனை வேண்டுமானாலும் அமைக்கலாம். எனவே எது அமைக்கப்படுகிறது; அதுதான் நீங்கள் அனுப்ப விரும்பும் நபரின் முகவரியா என ஒருமுறைக்கு இருமுறை பார்த்து உறுதிப் படுத்திக் கொள்ளவும். இதே போல இணைய தள லிங்க்குகளை அப்படியே மற்றவருக்கு அனுப்ப வேண்டாம். அதில் நீங்கள் கிளிக் செய்து, தளங்கள் தடங்கலின்றிக் கிடைக்கின்றனவா என்று சோதனை செய்த பின்னர், சரியாக இருந்தாலே அனுப்பவும். சில வேளைகளில், மோசமான தளங்கள் இந்த முகவரிகளில் இருக்கலாம். கவனிக்காவிட்டால், நமக்குக் கெட்ட பெயர் கிடைக்கும்.

9. சப்ஜெக்ட் கட்டத்தில், சுருக்கமாக செய்தியின் சாராம்சத்தை தெரிவிக்கவும். சிலர் செய்திக்கு மாறாக சப்ஜெக்ட் லைன் அமைப்பார்கள். அதனை மட்டும் படித்து மாறாக செய்தியை எண்ணிக் கொள்ளலாம்.

10. பெரிய பைல்களை இணைத்து அனுப்பாமல், அவற்றை அனுப்ப வேறு இணைய தளங்கள் தரும் வசதியைப் பயன்படுத்தவும். அஞ்சலில் அதற்கான காரணத்தையும், லிங்க்கையும் தரவும்.