மின்னஞ்சல் பாவனையாளர்களுக்கு சில டிப்ஸ்..

இன்று உலகில் அனைத்து அலுவலக மற்றும் வெளியுலக செயல்களுக்கு முக்கிய பங்காற்றுவது இ மெயில் தான் என்று நம் அனைவருக்கும் தெரியும். மின்னஞ்சல் பயன்பாடு நமக்கு வெளி உலகை அறிமுகப்படுத்துகிறது. இதன் மூலம் கடல் தாண்டி உங்களுக்கு நண்பர்கள் கிடைப்பார்கள். தகவல்களை அனுப்புவது எளிதாகிறது. இதனால் உங்கள் வர்த்தகம் மற்றும் தனிநபர் உறவு வலுப்படுகிறது. வாழ்க்கை ஆனந்தமாகவும் நிறைவானதாகவும் மாறுகிறது. ஆனால் சில வேளைகளில் நீங்கள் அனுப்பும் இமெயிலால் பிறர் எரிச்சல் அடையவும் கூடும். நட்பும், உறவும் முறியவும் செய்யலாம். வியாபாரம் கை கூடாமல் போகலாம்; வேலை கிடைக்காமல் போகலாம். நாம் பிறருக்கு அனுப்பும் மின்னஞ்சல் இப்படித்தான் இருக்க வேண்டும் என இல்லை ஆனால் அதை வாசிப்பவர் நிச்சயம் சில எதிர்பார்ப்புகளுடன் தான் வாசிப்பார் மேலும் பிறருக்கு அனுப்புகிற மின்னஞ்சல் கடிதங்களில் நீங்கள் பின்பற்ற வேண்டிய நல்வழிகள் நிறைய உள்ளன. அவற்றில் சிலவற்றைப் பார்ப்போமா..

பொதுவாக இமெயில்களில் எழுத்துப் பிழைகளையும், இலக்கணப் பிழைகளையும் யாரும் பொருட்படுத்துவதில்லை. அதுவும் நீங்கள் ஆன் லைனில் இருந்து மெயில்களைத் தயாரிக்கும்பொழுது இண்டர்நெட் நேரத்தை குறைப்பதில்தான் உங்கள் கவனம் செல்லும். அது நியாயமானதே. பிழைகளைத் திருத்திக் கொண்டிருந்தால் நேரமாகும். எனவே பிழைகள் இருந்தாலும் பரவாயில்லை என துரிதமாக மெயில்களை அனுப்ப வேண்டும். ஆனால் தெரிந்தவர்களுக்கு மெயில்களை அனுப்பும் போதுதான் பிழைகளைக் கண்டு கொள்ளக் கூடாது.
முன்பின் தெரியாதவர்களுக்கு மெயில்களை அனுப்பும் பொழுது எந்தப் பிழைகளுமின்றி அனுப்புங்கள். இதற்காகவே இமெயில் கிளையண்ட் புரோகிராம்கள் வேர்டின் ஸ்பெல் செக்கர்கள் போன்று நமக்கு உதவும் வகையில் தங்கள் கிளையண்ட் புரோகிராம்களை அமைத்துள்ளன. எனவே அவற்றை நம் எழுத்துப் பிழைகளைத் திருத்தி அனுப்ப பயன்படுத்தலாம். மெயிலைத் தயாரித்து முடித்தவுடன் அதைத் திரும்பவும் படியுங்கள். சொல்ல வந்த கருத்துக்கு மாறான கருத்து கொண்ட கடிதம் உங்களிடம் இருந்து சென்று விடக் கூடாது.
புரியாத கருத்து கொண்ட கடிதமும் சென்று விடக் கூடாது. சில நேரங்களில் நாம் பயன்படுத்தும் சொற்களில் பிழை இருக்காது. ஆனால் அது வேறொரு பொருள் தருவதாக, அல்லது நேர்மாறான எண்ணத்தை ஏற்படுத்துவதாக இருக்கும். நீங்கள் ஒரு மூன்றாவது நபர் குறித்து எழுதி இருப்பீர்கள். ஆனால் படிப்பவர் தன்னைப் பற்றி எழுதியதாக எண்ணம் கொள்ளும்படி இருக்கக் கூடாது. எனவேதான் அனுப்புவதற்கு முன்பு கடிதத்தை மீண்டும் படிக்க வேண்டும். யாருக்குப் பதில் போய் சேர வேண்டுமோ அவருக்கு மட்டும் பதிலை அனுப்பி வையுங்கள். தேவையில்லாமல் Reply All பட்டனை அழுத்தி உங்கள் பதிலை எல்லாருக்கும் அனுப்பி வைக்காதீர்கள்.
குறிப்பாக நியூஸ் குரூப், மெயிலிங் லிஸ்ட் போன்றவற்றில் Reply All பட்டனைப் பயன்படுத்தாதீர்கள். மின்னஞ்சல் சேவையில் மட்டும் மிக மிக தேவைப்பட்டால் மட்டுமே Reply All பட்டனை அழுத்துங்கள். கடிதம் பெறுபவரைத்தான் நாம் பார்க்கப் போவதில்லையே என்ற எண்ணத்தில் அநாகரிகமாக மெயிலின் உள்ளே எதையும் குறிப்பிடாதீர்கள். கடிதம் யாருக்கு எழுதப்பட்டிருக்கிறதோ அவர் உங்கள் முன்பு தோன்றினால் அவரிடம் எவ்வளவு கண்ணியமாகப் பேசுவீர்களோ அதே கண்ணியத்தை அவருக்கு அனுப்புகிற மெயிலிலும் காட்டுங்கள்.
கோபத்தில் இமெயிலைத் தயாரிக்காதீர்கள். அப்படியே தயாரித்தாலும் உடனே அதை அனுப்பாதீர்கள். ஓரிரு நிமிடங்கள் ஆறப்போட்டு, பின்பு மெயிலைப் படித்துப் பாருங்கள். புண்படும்படியாக எழுதியவற்றை நீக்கி பின்பு மெயிலை அனுப்புங்கள்.
நேரில் ஒருவரிடம் பேசும்பொழுது உங்கள் முக பாவனை பேச்சின் ஏற்ற இறக்கம், அங்க சேஷ்டைகள் வைத்து நீங்கள் கோபத்திலா அல்லது கேலியாகவா அல்லது மகிழ்ச்சியுடனா பேசுகிறீர்கள் என்பதை எடை போட முடியும். ஆனால் இமெயில் என்பது வெறும் டெக்ஸ்ட்டை அடிப்படையாகக் கொண்டது. எனவே நீங்கள் சாதரணமாக அனுப்புகிற மெயிலை ஒருவர் தவறுதலாக புரிந்து கொள்ள முடியும். இதைத் தவிர்க்க Smileys எனப்படுகிற அடையாளங்களை இமெயிலில் சேர்த்தால் நன்று. உரியவருக்குதான் இமெயிலை அனுப்புகிறீர்களா என்பதை கவனியுங்கள். ஏதோ நினைவில் இமெயிலைத் தயாரித்து ஏதோ நினைவில் தொடர்பில்லாத ஒருவருக்கு இமெயிலை அனுப்புவது மிகவும் தவறாகும். ரகசிய மெயில்கள், தனிப்பட்ட விஷயங்களை கொண்ட மெயில்கள் போன்றவற்றை அனுப்பும்போது மெயிலின் பெறுநருடைய முகவரியைச் சரி பாருங்கள். எனவே அவர் மற்றவருடைய இமெயில் முகவரியை தெரிந்து கொண்டிருக்க வேண்டிய தேவையில்லை. ஆகவே நீஙகள் BCC பீல்டைப் பயன்படுத்தி அதில் எல்லாருடைய முகவரிகளையும்தெரிவிக்க வேண்டும்.
……